HUISREGELS & PRIVACY BELEID

 

HUISREGELS

 

 

Waarom huisregels?
Het KA-Huis heeft een aantal huisregels om de veiligheid voor jullie, de bezoekers, te vergroten. Wij vinden het ook niet leuk om regels te maken, maar als je ze leest zie je al gauw dat het geen gekke regels zijn en dat je je er gemakkelijk aan kunt houden. Het gaat per slot van rekening om de gezelligheid. Met deze regels houden we het ook gezellig!

Heb je vragen over onze huisregels? Stuur dan een mail naar kahuisposterholt@ziggo.nl.

Legitimatie

- Vanaf 14 jaar ben je verplicht om een geldig legitimatiebewijs bij je te hebben. Zonder dit legitimatiebewijs word je de toegang ontzegd.
- Als je jonger bent dan 14 jaar kan de organisatie je, als zij dit noodzakelijk acht, ook naar legitimatie vragen. Dit moet je dan laten zien.
Toegang
- Je dient je altijd te houden aan de aanwijzingen van de organisatie. De dienstdoende medewerkers zijn bevoegd om bezoeker(s) de toegang te weigeren of te verwijderen van de locatie.
Eigendommen
- Je hoort respect te hebben voor het gebouw, materiaal, medewerkers en andermans spullen.
- Het is verboden eigendommen van de organisatie mee te nemen buiten het gebouw; hieronder vallen ook etenswaren, dranken en glaswerk.
- Het is niet toegestaan eigen drank of eigen etenswaren mee te nemen en te nuttigen.
- Bij beschadiging van onze eigendommen en die van derden ben jij (of de ouders/verzorgers van jou) die de beschadiging aanbrengt aansprakelijk voor de reparatie- en/of vernieuwingskosten.
- De medewerkers van de organisatie kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor enig letsel en/of materiele schade dan wel immateriële schade die de bezoekers van de disco mochten ondervinden.
Consumpties / Alcohol
- Aan jongeren onder de 18 jaar wordt geen alcohol verstrekt (gegeven).
- Jongeren ouder dan 18 jaar kunnen alleen alcohol krijgen als zij een door de organisatie aangebracht kunstmatig lichaamskenmerk kunnen tonen (bijvoorbeeld een polsbandje of stempel).
- Doorgeven van alcoholhoudende dranken aan jongeren onder de 18 jaar is verboden.
- Wanneer een medewerker constateert dat een bezoeker in kennelijke staat van dronkenschap verkeert, dan wordt verdere verstrekking van alcholhoudende dranken aan deze bezoeker geweigerd.
- Het gebruiken of bij zich hebben van eigen alcoholische dranken is ten strengste verboden. De organisatie heeft het recht om deze in bewaring te nemen (af te nemen) en je de toegang voor de rest van de avond te ontzeggen.
- Als de organisatie merkt dat iemand in kennelijke staat van dronkenschap aankomt, dan wordt door de organisatie diegene de toegang geweigerd en de ouders gebeld.
Verdovende middelen / Wapens
- Het gebruiken, dealen of bij zich hebben van soft- en harddrugs is ten strengste verboden.
- Het bij zich hebben van wapens of voorwerpen, die als wapen kunnen worden aangemerkt, is ten strengste verboden.
Handel in goederen
- Het is ten strengste verboden om in en/of rondom het gebouw goederen te verhandelen en/of zich schuldig te maken aan heling (gestolen spullen doorverkopen).
Gewenst / Ongewenst gedrag
- Geen enkele vorm van racisme of discriminatie wordt getolereerd (toegestaan).
- Het is verboden met geweld te dreigen of geweld te gebruiken.
- Het is verboden zich door woord of gebaar schuldig te maken aan (seksuele) intimidatie.
- De bezoeker dient geen hinderlijk gedrag te vertonen naar de organisatie, andere bezoekers of naar de omgeving van het gebouw.
Garderobe
- Jassen dienen te worden opgehangen in de daarvoor bestemde garderobe. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele diefstal of vernielingen.
Klachten
- Wanneer je klachten hebt van welke aard dan ook, kun je het melden bij een van de medewerkers van de organisatie. Klachten dien je altijd direct na het moment van ontstaan daarvan te melden.

Bij overtreding van een van deze huisregels of ander ongewenst gedrag zal een sanctie (straf) volgen. De organisatie heeft hierbij het recht iemand te verwijderen van de locatie, verdere toegang voor bepaalde tijd te ontzeggen en deze persoon bij de politie te melden. Indien iemand de toegang wordt geweigerd of ontzegd dient hij/zij de locatie direct te verlaten.


PRIVACY BELEID 


De Stichting voor Jeugd en Jongeren (SJJ) staat voor het jeugd en jongerenwerk in Posterholt. De stichting en haar afdelingen werken vanuit het KA-Huis aan de Hoofdstraat, nummer 68. De volgende afdelingen zijn aangesloten bij de SJJ:
• Het Meisjesgilde
• Roncalli
• Afa Miranda/Dance Beat
• KinderVakantieWerk (KVW)
• Het Partyteam
• Jeugdcarnavalsvereniging de Dorsjvlaegels
• Kindercarnavalsvereniging De Feesnaeskes

De SJJ wordt bestuurd door een Algemeen Bestuur (AB) en het daaruit te vormen Dagelijks Bestuur (DB). Het DB is belast met de dagelijkse leiding van de SJJ. Elke afdeling die is aangesloten bij de SJJ is vertegenwoordigd in het AB. De SJJ hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van:
• het bestuur en vrijwilligers
• de bij de afdelingen aangesloten leden en leiding
• de deelnemers aan de, onder verantwoordelijkheid van de SJJ, georganiseerde activiteiten

Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De SJJ houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit document geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de SJJ. Het document is ook van toepassing op alle bij de SJJ aangesloten afdelingen en op alle activiteiten, georganiseerd onder verantwoordelijkheid van de SJJ.

Lidmaatschapsregistratie

De SJJ heeft geen leden maar werkt met vrijwilligers die een hoop werk verzetten om onze doelstelling te behalen. Registratie van de gewone persoonsgegevens van deze vrijwilligers zoals naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres gebeurt door de secretaris van de SJJ in een database. Deze database is elektronisch opgeslagen op een extern geheugenmedium (USB-geheugenstick). De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door andere vrijwilligers binnen de SJJ die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Verwerking van persoonsgegevens van de vrijwilligers blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De SJJ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Enkele van de bij de SJJ aangesloten afdelingen hebben wel leden. De lidmaatschapsregistratie van deze leden verloopt via de afdelingen en is per afdeling verschillend. Indien van toepassing zal hieronder uitgelegd worden hoe de registratie verloopt.

Het Meisjesgilde en Roncalli:
De lidmaatschapsregistratie bij de afdelingen Meisjesgilde en Roncalli verloopt via een papieren inschrijfformulier dat ingevuld moet worden. Dit formulier vereist een handtekening voor akkoord van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger voor leden onder de 16 jaar, alleen toestemming van het kind is niet voldoende. Er worden alleen gewone persoonsgegevens, zoals naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres opgevraagd. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over de gezondheid, worden alleen opgevraagd als die voor een activiteit van belang zijn. Verderop in het document wordt hier nader op ingegaan. De gewone persoonsgegevens worden geregistreerd in de online applicatie PION, het online leden- en leidingregistratiesysteem van JongNL Limburg (www.jongnl.nl). Deze applicatie voldoet aan de gestelde eisen van de AVG.
Afa Miranda/Dance Beat:
De lidmaatschapsregistratie bij de afdeling Afa Miranda/Dance Beat verloopt via een papieren inschrijfformulier dat ingevuld moet worden. Dit formulier vereist een handtekening voor akkoord van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger voor leden onder de 16 jaar, alleen toestemming van het kind is niet voldoende. Er worden alleen gewone persoonsgegevens, zoals naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres opgevraagd. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over de gezondheid, worden alleen opgevraagd als die voor een activiteit van belang zijn. Verderop in het document wordt hier nader op ingegaan. De gewone persoonsgegevens worden geregistreerd in een database, die elektronisch opgeslagen is op de harde schijf van een computer.
KinderVakantieWerk (KVW):
De afdeling KVW kent geen leden maar per georganiseerde activiteit worden de deelnemers ingeschreven via een papieren inschrijfformulier dat ingevuld moet worden. Dit formulier vereist een handtekening voor akkoord van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger voor deelnemers onder de 16 jaar, alleen toestemming van het kind is niet voldoende. Bij deze activiteitenregistratie worden alleen gewone persoonsgegevens, zoals naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres opgevraagd. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over de gezondheid, worden alleen opgevraagd als die voor een activiteit van belang zijn. Verderop in het document wordt hier nader op ingegaan. De gewone persoonsgegevens worden geregistreerd in een database, die elektronisch opgeslagen is op een externe harde schijf van een computer.
Jeugdcarnavalsvereniging de Dorsjvlaegels:
Bij de lidmaatschapsregistratie van de afdeling Jeugdcarnavalsvereniging de Dorsjvlaegels wordt geen gebruik gemaakt van inschrijfformulieren. Aanmelding vereist wel een akkoord van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger voor leden onder de 16 jaar, alleen toestemming van de jongere is niet voldoende. Van de leden worden alleen gewone persoonsgegevens, zoals naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres opgevraagd. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over de gezondheid, worden alleen opgevraagd als die voor een activiteit van belang zijn. Verderop in het document wordt hier nader op ingegaan. De gewone persoonsgegevens worden geregistreerd in een database, die elektronisch opgeslagen is op de harde schijf van een computer.
Kindercarnavalsvereniging De Feesnaeskes:
De lidmaatschapsregistratie bij de afdeling Kindercarnavalsvereniging De Feesnaeskes verloopt via een papieren inschrijfformulier dat ingevuld moet worden. Dit formulier vereist een handtekening voor akkoord van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger voor leden onder de 16 jaar, alleen toestemming van het kind is niet voldoende. Er worden alleen gewone persoonsgegevens, zoals naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres opgevraagd. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over de gezondheid, worden alleen opgevraagd als die voor een activiteit van belang zijn. Verderop in het document wordt hier nader op ingegaan. De gewone persoonsgegevens worden geregistreerd in een database, die elektronisch opgeslagen is op de harde schijf van een computer.

Voor historische doeleinden, bijvoorbeeld het houden van reünies of het vieren van jubilea, zal de SJJ bepaalde persoonsgegevens van haar bestuursleden, vrijwilligers en leden langer centraal bewaren door de secretaris. Het gaat hierbij dan om naam, adres, woonplaats, functie/lidmaatschap/activiteit en de periode waarin dit zich afspeelde. Eventueel aangevuld met de geboortedatum, omdat er regelmatig mensen dezelfde naam hebben. Dit historisch bestand wordt in ieder geval gevuld met alle bestuursfuncties van AB en DB en daarnaast veelal met alle leiding van de afdelingen van een bepaald jaar en van alle deelnemers en leiding aan grote activiteiten zoals kampen.

Relevante gezondheidsinformatie

Tijdens de activiteiten van de verschillende afdelingen is het soms noodzakelijk dat de leiding van de deelnemende kinderen op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. De afdelingen van de SJJ mogen deze “bijzondere persoonsgegevens” niet registreren maar zal de ouders/verzorgers bij lidmaatschaps- en activiteitenregistratie wijzen op het belang van het verstrekken van deze informatie aan de leiding. Het verstrekken van de juiste informatie is en blijft de verantwoordelijkheid van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Gezondheidsformulieren bij sommige activiteiten en kampen
De SJJ hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms bijvoorbeeld nodig zijn om tijdens de activiteit met een deelnemend kind een arts te bezoeken. Daarom is het voor sommige activiteiten, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de leiding beschikt over informatie over de gezondheid van de deelnemende kinderen. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze speciale gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit als papieren inschrijfformulier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding van de betreffende activiteit als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct (uiterlijk binnen twee maanden) na afloop van de activiteit vernietigd.

Financiële gegevens

In de financiële administratie van de SJJ zijn geen gegevens verwerkt die terug te voeren zijn naar de gegevens van personen. Verder hebben alleen de penningmeester, het DB en de kascontrolecommissie van de SJJ inzicht in de financiële gegevens.

Online media
De SJJ maakt geen gebruik van digitale marketing (verzamelnaam voor activiteiten die zijn gericht op het afzetten van producten en diensten en het ontwikkelen van klantrelaties via het internet) via e-mailnieuwsbrief, fax, Facebook, LinkedIn of sms en verwerkt ook geen persoonsgegevens online via een app, online game, webwinkel of via sociale media. De SJJ heeft de volgende website in gebruik: www.kahuis.nl. Verder beheren de SJJ en haar afdelingen een aantal Facebook-accounts.

Beeldmateriaal
Tijdens verschillende activiteiten van de SJJ zullen er foto’s en video’s gemaakt worden als herinnering. Als op een foto of video iemand herkenbaar in beeld is, moet er toestemming zijn om te publiceren. Indien noodzakelijk zal er bij iedere registratie voor een activiteit, door het plaatsen van een handtekening, toestemming gevraagd worden voor het maken van foto’s en video’s. Voor fotograferen of filmen van personen jonger dan 16 jaar is expliciete toestemming nodig van een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Alleen toestemming van het kind is niet voldoende. Bij een activiteit zonder inschrijving zal bij de ingang duidelijk worden gemaakt dat er foto’s of video’s gemaakt kunnen worden Als iemand daar bezwaar tegen heeft, moet hij of zij dat melden bij de organisatie. Met dat bezwaar zal dan rekening worden gehouden. De afdelingen met leden zullen deze toestemming ook opnemen in hun lidmaatschapsvoorwaarden en deze toestemming gelijk regelen bij de registratie van nieuwe leden. Een gegeven toestemming is natuurlijk altijd in te trekken.

De SJJ heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op sociale media. Indien u van mening bent dat de SJJ hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met de secretaris op kahuisposterholt@ziggo.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. De SJJ zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op sociale media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft de SJJ geen verantwoordelijkheid, tenzij door de SJJ zelf geplaatst.

Communicatie
Het privacybeleid van de SJJ is terug te vinden via www.kahuis.nl en op te vragen via de secretaris op kahuisposterholt@ziggo.nl.

Datalekken
Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie. Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit gemeld aan het DB van de SJJ. Datalekken die schade kunnen berokkenen worden door het DB binnen 72 uur gemeld via het digitale meldloket (https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl) aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Na melding van een datalek heeft de SJJ informatieplicht die voorschrijft dat betrokkene wordt geïnformeerd over wat er met zijn persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een iemand een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF=Right To Be Forgotten) of inzage in gegevens (SAR=Subject Access Request) reageert de SJJ binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris op kahuisposterholt@ziggo.nl.